Als een werknemer vakantie aanvraagt op een moment dat het heel slecht uitkomt voor de werkgever, mag de werkgever deze aanvraag afwijzen. Maar daar zijn voorwaarden aan verbonden.
Werkgevers mogen vakantieaanvragen weigeren als daar gewichtige redenen voor zijn of als er een zwaarwegend bedrijfsbelang is.
Voorbeelden van zulke omstandigheden zijn:
- een mogelijk personeelstekort als gevolg van teveel gelijktijdige vakantieaanvragen
- een tekort aan opgebouwde vakantiedagen
- een cao-bepaling of bepaling in de arbeidsovereenkomst waarin staat dat tijdens een bepaalde periode verplicht vakantie moet worden opgenomen of juist een verbod op opnemen geldt. Denk bijvoorbeeld aan leerkrachten en bouwvakkers.
Stap 1: wanneer werd aanvraag gedaan?
Over het algemeen wordt minimaal 2 weken voor aanvang van het verlof als een redelijke termijn voor een vakantieaanvraag gezien. De werkgever krijgt dan nog een redelijke hoeveelheid tijd om te beoordelen of het verlof de bedrijfsbelangen niet schaadt en eventueel nog vervanging te regelen.
Zo wijst u een vakantieaanvraag af
Wordt de aanvraag korter dan 14 dagen voor aanvang van het verlof gedaan? Dan is dit niet altijd meer mogelijk en kunnen aanvragen die normaal wél zouden worden geaccepteerd toch worden afgewezen. De werkgever is daarbij wel verplicht om zich redelijkerwijs in te spannen het verlof toch toe te kunnen kennen. Overigens heeft de werkgever zelf doorgaans ook 2 weken om een aanvraag te beoordelen. Na die 2 weken mag de werknemer er vanuit gaan dat de aanvraag is geaccepteerd.
Stap 2: welke bedrijfsbelangen spelen er?
Als meerdere werknemers vakantie aanvragen in een populaire vakantieperiode kunnen er bezettingsproblemen ontstaan. Dat gebeurt vaak in de zomervakantie en rond kerstmis. Veel werkgevers vragen hun werknemers dan om vakantieaanvragen onderling af te stemmen zodat er geen personeelstekorten ontstaan. Als dit niet lukt, kan de werkgever ook een intekenlijst beschikbaar stellen om de aanvragen te inventariseren of een ‘wie het eerst komt het eerst maalt’ beleid instellen. Als er op één datum te veel aanvragen zijn, kan bijvoorbeeld worden geloot of kan de werkgever zelf een keuze maken. De werkgever moet hier echter wel ruimschoots van te voren over communiceren.
Stap 3: zijn er voldoende dagen?
Veel werkgevers geven hun werknemers een jaarbudget aan vakantiedagen. Dat betekent dat de werknemer gedurende het jaar vakantiedagen opbouwt, maar deze vooraf al ter beschikking krijgt. Hierdoor kan een minsaldo ontstaan. Dat is alleen een probleem als de werknemer gedurende het jaar de organisatie verlaat. In de meeste gevallen kunnen deze uren namelijk niet worden verrekend in de eindafrekening. Alleen als hier nadrukkelijk afspraken over zijn gemaakt, is dat mogelijk. Dat kan betekenen dat een werkgever een vakantieaanvraag die ‘minuren’ veroorzaakt afwijst. Ook kan de werkgever de aanvraag voorwaardelijk toekennen. Als de werknemer akkoord gaat met verrekening wordt de aanvraag goedgekeurd en anders niet.
Stap 4: wat staat er in de cao?
Staat er niets in de cao over de periode waarin vakantiedagen wel of niet mogen worden opgenomen? Dan is de werknemer vrij om de aanvraag te doen. Staat er wel iets in de cao, dan kan en mag de werkgever aanvragen die over een relevante periode worden gedaan, afwijzen.
Stap 5: corona check
Ook in de vakantieperiode van 2021 is het verstandig om de werknemer te vragen naar zijn vakantiebestemming. De werknemer is niet verplicht tot antwoorden. Alleen vakanties binnen Nederland worden op het moment als veilig gezien.
Overige bestemmingen zijn geel, oranje of rood. Gaat de werknemer naar een gele bestemming? Dan zijn de risico’s op een coronabesmetting vergelijkbaar met die van Nederland. In dat geval is de werkgever verplicht tot loondoorbetaling bij ziekte. Maar gaat de werknemer naar een oranje of rood gebied? Dan heeft hij of zij bewust het risico op besmetting genomen. In dat geval is loondoorbetaling bij ziekte mogelijk niet verplicht. Het is verstandig om de werknemer hier op te wijzen.
Stap 6: afwijzen
Als alle afwegingen zijn gemaakt en afwijzing is onvermijdelijk, is het tijd om de werknemer op de hoogte te stellen. Zet alle overwegingen op een rij en deel de conclusie mee.
Wilt u meer weten over bovenstaand onderwerp of heeft u andere vragen?
Ik help u graag.
Pauline Bloemberg-Hirs