Veelgestelde vragen over auto van de zaak

De werknemer die een auto van de werkgever ter beschikking gesteld heeft gekregen waar hij ook privé gebruik van mag maken, heeft een voordeel. Dit voordeel moet worden bijgeteld bij het loon van de werknemer. Dit bedrag is de autokostenbijtelling (ook wel de autokostenfictie of bijtelling privégebruik auto genoemd). Een overzicht van veelgestelde vragen over de auto van de zaak.

Wanneer moet de werkgever de autokostenbijtelling bij het loon tellen?

De werkgever moet de autokostenbijtelling bij het loon tellen als aan de werknemer een auto ter beschikking is gesteld en er niet aangetoond kan worden dat de auto voor minder dan 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt op jaarbasis.

Wat als de werkgever ten onrechte geen bijtelling in aanmerking neemt?

Een werkgever die geen bijtelling in aanmerking neemt, kan geconfronteerd worden met een looncorrectie, waarbij de loonheffingen tegen het gebruteerde tarief kunnen oplopen tot 98 procent. De Belastingdienst kan hierbij maximaal vijf jaar teruggaan voor het opleggen van de naheffingsaanslagen. Daarbij komen ook premieheffing werknemersverzekeringen, werkgevers ZVW, rente en eventuele verzuim- of vergrijpboetes. Het is voor een werkgever dus erg belangrijk om een strak beleid te voeren omtrent het gebruik van auto’s waarbij steeds consequent de vereiste (administratieve) vastleggingen, controles en dergelijken uitgevoerd.

Wat wordt verstaan onder ter beschikking stellen van een auto?

De regeling privégebruik auto of autokostenfictie geldt voor de auto die ter beschikking is gesteld. Dat houdt in dat de werknemer voor kortere of langere tijd de feitelijke macht over de auto uitoefent of kan uitoefenen. De werknemer heeft niet alleen de mogelijkheid de auto te (laten) besturen, maar kan ook bepalen voor welke doeleinden hij de auto gebruikt. 

Gelden voor een bestelauto dezelfde regels met betrekking tot bijtelling als bij een personenauto?

De autokostenfictie is van toepassing bij voertuigen die kwalificeren als personenauto of bestelauto in de Wet BPM. Met betrekking tot bestelauto’s zijn er uitzonderingen, namelijk voertuigen die door aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg geschikt zijn voor het vervoer van goederen; voertuigen die buiten werktijd niet gebruikt kunnen worden; waarvoor een verbod geldt voor werknemers om er privé gebruik van te maken. Deze uitzonderingen gelden niet voor personenauto’s. De werkgever moet bewijzen dat de bestelauto onder een van bovengenoemde uitzonderingen valt. Hierbij is het van groot belang dat de werkgever vastleggingen maakt. Indien de werkgever slaagt in de bewijslast dat een uitzondering voor de bestelauto van toepassing is, dan is weliswaar sprake van ‘terbeschikkingstelling’, maar niet van ‘ter- beschikkingstelling van een auto’. De autokostenfictie is dan niet van toepassing op de uitgezonderde bestelauto.

Welke elementen zijn essentieel bij een verbod op privégebruik van een auto?

Wanneer het de werknemer verboden wordt om een auto voor privédoeleinden te gebruiken, legt de werkgever dit schriftelijk vast en tekent de werknemer hiervoor. In de praktijk wordt vaak alleen een mondeling verbod gehanteerd, maar dit is niet voldoende. Het verbod moet voldoende reëel zijn en de werkgever moet voldoende toezicht houden en dit vastleggen. Dit kan bijvoorbeeld door een rittenregistratie bij te houden of door aan het begin en eind van twee opeenvolgende werkdagen de tellerstand van de auto op die momenten te noteren en het aantal verreden kilometers te toetsen op het zakelijke karakter daarvan. Daarnaast moet de werkgever passende sancties opleggen bij overtreding van het verbod.

Wat te doen als een werknemer het verbod op privégebruik van een auto overtreedt?

Wanneer een werkgever merkt dat een werknemer het verbod op privégebruik overtreedt, heeft dat in eerste instantie fiscale gevolgen. Daarnaast zal de werkgever een sanctie moeten toepassen. Als de werkgever bij overtreding van het verbod niet de passende sanctie oplegt aan de werknemer, kan de Belastingdienst het standpunt innemen dat die werknemer en niet de werkgever de feitelijke beschikkingsmacht had.

Wat is een passende sanctie voor overtreding van het verbod op privégebruik van een auto?

Als richtlijn voor de hoogte van een passende sanctie kunt u uitgaan van de sancties zoals die zijn opgenomen in de voorbeeldafspraak voor een verbod op privégebruik voor een bestelauto, €300 per overtreding en €1 per verreden kilometer.

Een directeur-grootaandeelhouder (dga) heeft een auto van de zaak waarin hij samen met zijn vrouw in rijdt. Hiervoor heeft hij een bijtelling. Nu neemt hij naast deze auto een nieuwe auto. Hiervoor wil hij geen bijtelling. Is dit mogelijk? En wat moet geregistreerd worden?

Een werknemer heeft een auto van de zaak waarvoor hij elk jaar de bijtelling aangeeft. De werkgever houdt elke maand 25 euro in voor de auto. Kan dit bedrag in aftrek gebracht worden door de werknemer bij de bijtelling?

Het bedrag van de bijtelling privégebruik auto kan worden verminderd met een eigen bijdrage voor privégebruik van de werknemer. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

• het moet gaan om een betaling door de werknemer aan de werkgever uit zijn/haar nettoloon (of een inhouding op het nettoloon);
• vooraf moet zijn afgesproken tussen werkgever en werknemer dat deze betaling aan de werkgever is verschuldigd voor het privégebruik;
• het bedrag van de eigen bijdrage mag op kalenderjaarbasis niet hoger zijn dan het bedrag van de bijtelling.

Mag de eigen bijdrage die in mindering is gebracht op je brutoloon via cafetariaregeling ook in mindering op de bijtelling worden gebracht?

Nee, een eigen bijdrage voor privégebruik mag alleen in mindering worden gebracht op de bijtelling als onder andere aan de voorwaarde wordt voldaan dat de betaling een éigen bijdrage voor het privégebruik betreft, die uit het nettoloon (vanuit privémiddelen van de werknemer) wordt betaald.

Onder wat voor kosten moet een verkeersboete van een werknemer, die een auto van de zaak rijdt, worden ondergebracht?

Primair geldt dat als een werkgever een verkeersboete betaald dit als loon is aan te merken. Daarom is er dan sprake van loonkosten en niet meer van andere kosten.