Gevolgen Flex-wetgeving
In november 2015 is het Burgerlijk Wetboek gewijzigd. Deze wijzigingen zijn verplicht voor alle jaarrekeningen waarbij het boekjaar aanvangt op of na 1 januari 2016. Het is van belang deze nieuwe termijnen voor de opmaak, het vaststellen en deponeren van de jaarrekening goed in beeld te hebben om sancties te voorkomen.
Opmaaktermijn
De jaarrekening van een NV en BV dient jaarlijks, binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar, door het bestuur te worden opgemaakt (artikel 2:101 en 210 BW). Voor een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij en commerciële vereniging of stichting geldt een termijn van zes maanden (artikel 2:10, 48 en 58 BW).
Deze vijf of zes maandstermijn kan, wegens bijzondere omstandigheden, worden verlengd met maximaal vijf maanden respectievelijk vier maanden (artikel 2:48, 58 BW). Het verlengingsbesluit kan slechts door de algemene vergadering worden genomen. Daarmee ontstaat dan een maximale termijn voor het opmaken van de jaarrekening van tien maanden na afloop van het boekjaar.
Vaststellen jaarrekening
De opgemaakte jaarrekening moet binnen twee maanden door de Algemene vergadering van Aandeelhouders of ledenvergadering worden vastgesteld. Als de statutair bestuurders exact dezelfde (rechts)personen zijn als de aandeelhouders, vallen volgens BW2 opmaken en vaststellen samen. Dit staat in artikel 210 lid 5 BW2.
Dit betekent dat de jaarrekening in deze situatie binnen tien maanden na afloop van het boekjaar moet zijn opgemaakt én vastgesteld. Deze regel geldt alleen niet als in de statuten is vermeld dat de regel niet van toepassing is.
Openbaarmakingstermijn
Bepaald is dat na vaststelling van de jaarrekening deze binnen acht dagen openbaar moet worden gemaakt, door deponeren van de jaarrekening bij het handelsregister (artikel 2:394 lid 1 BW). De jaarrekeningen 2016 moeten dus uiterlijk op 8 januari 2017 zijn gedeponeerd. Als de statutair bestuurder exact dezelfde personen zijn als de aandeelhouders, dan zal de uiterlijke termijn 8 november 2017 zijn (tien maanden opmaak- en uitsteltermijn en acht dagen voor deponering).
De Kamers van Koophandel bevelen trouwens aan om op de jaarrekening die ter openbaarmaking in het handelsregister wordt aangeboden geen handtekening(en) te plaatsen, maar te volstaan met de namen van de ondertekenaren.
Sancties niet (tijdig) deponeren
- Het niet tijdig publiceren van de jaarrekening kan ernstige gevolgen hebben.
Ten eerste is het een economisch delict, dus een strafbaar feit. Dit kan leiden tot een flinke geldboete (met een maximum van € 20K). - Voor de praktijk zo mogelijk nog belangrijker!!
Het niet (tijdig) deponeren van jaarrekeningen wordt aangemerkt als onbehoorlijke taakvervulling door het bestuur. In het geval van faillissement ontstaat dan het wettelijke vermoeden dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak kan zijn van dit faillissement.Hierdoor zijn de bestuurders tegenover de boedel hoofdelijk aansprakelijk voor alle schulden van de BV en ontstaat een omkering van de bewijslast. Op de bestuurder rust de taak te bewijzen dat er geen verband is tussen diens onbehoorlijke taakvervulling en het faillissement.
Ten slotte zorgt het niet tijdig deponeren van de jaarrekening ook nog eens voor een slechtere credit rating bij de kredietverzekeringsmaatschappijen.
Hoewel het publiceren van een jaarrekening soms slechts een formaliteit kan lijken, kan het nalaten daarvan dus grote gevolgen met zich mee brengen.