De fiscale bewaarplicht is een wettelijke verplichting waar alle ondernemers in Nederland mee te maken hebben. Voor veel ondernemers is deze verplichting complex en tijdrovend, vooral als ze gewend zijn hun administratie nog met papieren ordners te beheren. In deze blog bespreken we zeven essentiële punten over de fiscale bewaarplicht, zodat je als ondernemer volledig op de hoogte bent van wat de wet verlangt en hoe je daaraan kunt voldoen.
Fiscale bewaarplicht
1. Wat houdt de fiscale bewaarplicht in?
De fiscale bewaarplicht vereist dat ondernemers hun administratie zodanig bewaren dat de Belastingdienst deze tot zeven jaar terug eenvoudig kan controleren. Dit geldt specifiek voor de zogenoemde basisgegevens, zoals:
- het grootboek,
- de voorraadadministratie,
- debiteuren- en crediteurenadministratie,
- in- en verkoopadministratie,
- de loonadministratie.
Voor bepaalde gegevens, zoals informatie over onroerende zaken of de OSS-regeling, geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Bij een controle moet de ondernemer binnen redelijke tijd de administratie kunnen overleggen.
2. Wat moet je precies bewaren en hoe lang?
De zevenjarige bewaartermijn gaat in vanaf het moment dat een document niet meer actueel is. Voor een leasecontract van vier jaar begint de termijn bijvoorbeeld pas na beëindiging van het contract. Naast basisgegevens moeten ondernemers ook stamgegevens, zoals artikelbestanden, bewaren.
Voor onroerende zaken en bepaalde elektronische diensten geldt een langere bewaarplicht. Het is mogelijk om met de Belastingdienst afspraken te maken over de duur en vorm van het bewaren van andere gegevens.
Tip: Zorg voor een nauwkeurige uren- en kilometerregistratie, bijvoorbeeld voor de ondernemersaftrek of privégebruik van een zakelijke auto.
3. Hoe bewaar je facturen volgens de regels?
Facturen moeten in hun originele vorm worden bewaard. Een digitaal ontvangen factuur mag dus niet alleen geprint worden; het originele digitale bestand moet bewaard blijven. Daarnaast moet aantoonbaar zijn dat de factuur niet is gewijzigd. Bewaar daarom ook de e-mail waarmee de factuur werd ontvangen.
Let op: Voor papieren facturen geldt dat je deze mag digitaliseren, maar de conversie moet voldoen aan specifieke eisen. Bewaar papieren facturen desondanks ook fysiek als je niet zeker weet of de digitalisering volledig voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
Kopieën van identiteitsbewijzen mogen alleen worden bewaard als dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld bij indiensttreding van een medewerker.
4. Digitaal bewaren: waar moet je op letten?
Bij het digitaal bewaren van gegevens is veiligheid essentieel. Werk je met een eigen server? Zorg dan voor een betrouwbare back-up procedure, waarbij de back-ups op een andere locatie worden opgeslagen.
Een cloud-gebaseerde boekhoudsoftware biedt vele voordelen:
- Data is veilig en niet vatbaar voor computerstoringen
- Administratie is vanaf elk apparaat toegankelijk
- Koppelingen met andere systemen zijn eenvoudig te maken
- Actuele gegevens vergemakkelijken beslissingen
5. Hoe ga je om met papieren administratie?
Papieren documenten mogen digitaal worden bewaard, maar de digitalisering moet voldoen aan wettelijke eisen. Gebruik hiervoor tools zoals ‘scan & herken’, waarmee zowel de echtheid als de integriteit van de documenten wordt gewaarborgd.
Maak waar mogelijk afspraken met de Belastingdienst over het uitsluitend digitaal bewaren van fysieke documenten. Dit kan administratieve lasten aanzienlijk verminderen.
6. Van papieren naar digitale administratie: aandachtspunten
De fiscale bewaarplicht schrijft voor dat opgeslagen gegevens altijd toegankelijk moeten blijven. Dit betekent dat oude digitale bestanden leesbaar moeten blijven, bijvoorbeeld door conversie van verouderde opslagmedia zoals floppy disks naar moderne oplossingen.
Belangrijk: Niet alleen een auditfile uit je boekhoudsysteem is voldoende; de volledige administratie moet herleidbaar zijn.
Tip: Digitale gegevens kunnen onder voorwaarden de plaats innemen van papieren documenten. Uitzonderingen hierop zijn de balans, de staat van baten en lasten en bepaalde douanedocumenten.
7. De overstap naar een digitale administratie
Het digitaliseren van de administratie biedt ondernemers niet alleen gemak, maar helpt hen ook om te voldoen aan de bewaarplicht. Met een online boekhoudprogramma is de administratie altijd up-to-date, veilig opgeslagen en toegankelijk.
Voordelen van online boekhoudprogramma’s:
- Veiligheid door geavanceerde firewalls en encryptie
- Directe toegang voor ondernemer, accountant en Belastingdienst (indien nodig)
- Automatische back-ups en opslag in de cloud
Wilt u meer weten over bovenstaand onderwerp of heeft u andere vragen? Ik help u graag.
Pauline Bloemberg-Hirs
Partner