Openbaar vervoer, deelfietsen of -auto’s
Als werknemers gebruikmaken van het OV en/of van een deelfietsof -auto, dan heb je een contract afgesloten met de aanbieder daarvan. Zij kunnen jou een overzicht geven van de gemaakte kosten. Het aantal kilometers staan er niet op, maar dat is niet erg. Het platform van RVO zet dat zelf om in het aantal kilometers.
Neem contact op met deze dienstverleners, zodat je over het jaar 2024 de juiste gegevens ontvangt voor je rapportage.
Auto van de zaak
Leasebedrijven en wagenparkbeheerders zijn op de hoogte van de rapportageverplichting en kunnen je een jaaroverzicht geven.
Voor je eigen wagenpark moet je zelf het vervoersmiddel, brandstoftype en jaarkilometers bijhouden. Zorg er dus voor dat je dit gaat bijhouden.
Als je toestaat dat er privéritten worden gereden met de leaseauto, dan moet je die privékilometers van het totaal aantal kilometers aftrekken.
Zakelijke kilometers
Als werknemers hun zakelijk gereden kilometers kunnen declareren, moet je je systeem zo inrichten dat ook bij die declaratie inzichtelijk is wat het vervoersmiddel was, op welke brandstof hij reed en hoeveel kilometer er is gereden.
Woon-werkverkeer
Zorg dat je weet met welk vervoersmiddel (en brandstof) je medewerkers van huis naar het werk reizen, en hoe vaak ze naar het werk zijn gekomen in het jaar. Je kunt dat doen door dat maandelijks te laten invullen in het HR-systeem, in apps die de woon-werkmobiliteit bijhouden, maar je kunt dat ook steekproefsgewijs doen via een enquête.
Als je de mobiliteit uitvraagt via een enquête, dan moet minimaal 95 procent van de werknemers dat invullen. Anders is het niet representatief. Je vraagt uit hoe hun gemiddelde werkweek eruit ziet: op welke dagen reis je naar het werk (met welk vervoersmiddel, brandstof en aantal kilometers) en welke dagen werk je thuis? De RVO raadt aan om de enquête in de maanden maart tot en met mei of september tot en met november uit te zetten, in verband met vakanties en feestdagen.
Via de enquête ontvang je weekgemiddelden van werknemers. Maar voor je rapportageplicht moet je jaartotalen invullen. Je doet dan de ontvangen weektotalen uit de enquête maal 45 werkweken. Dat jaartotaal vul je in bij de RVO.