Voor werkgevers en overheden die op 1 januari honderd of meer werknemers hebben. Het gaat dan om werknemers die ten minste twintig uur per maand bij je werken. Uitzendkrachten en vrijwilligers tellen niet mee.
Als je geen auto ter beschikking stelt of een financiële reisvergoeding geeft, voor welk vervoersmiddel dan ook, dan val je buiten de rapportageverplichting.
• Het totaal aantal gereisde kilometers van de werknemers per jaar;
• Het soort vervoermiddel – vlieg- en bootreizen zijn uitgezonderd;
• Het type brandstof.
Je moet daarbij aangeven of het om woon-werkverkeer gaat of om zakelijke kilometers.
De kilometers kunnen ingevuld worden via een digitaal formulier op de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Je moet daarvoor wel een eHerkenning-inlog hebben – de DigiD voor ondernemers en overheden. Als je dat nog niet hebt, kun je die aanvragen op de website van eHerkenning. Houd er rekening mee dat de aanvraagperiode één tot vijf werkdagen kan duren.
Je hoeft de CO2-uitstoot niet zelf te berekenen. Na het invullen van het formulier rolt er een CO2-rapportage uit. De rapportage geeft inzicht in de CO2-uitstoot en het bevat praktische tips om verder te verduurzamen.
Na het insturen van het formulier controleert de omgevingsdienst of de gegevens kloppen.
Het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’ gaat naar verwachting in vanaf 1 januari 2024. Het besluit is gekoppeld aan de Omgevingswet. De inwerkingtreding van deze wet wordt steeds uitgesteld, maar de verwachting is dat de wet op 1 januari 2024 ingaat. Vandaar dat de CO2-rapportageverplichting ook naar verwachting op 1 januari 2024 ingaat.
Vanaf dan moet er jaarlijks worden gerapporteerd. Ieder jaar moeten voor 1 juli de gegevens van het jaar daarvoor zijn ingediend. Op 30 juni 2025 moet de eerste rapportage over 2024 zijn ingediend.
Het systeem staat nu ook al open, voor als je vrijwillig je gegevens wilt rapporteren.
Het declaratiesysteem moet worden aangepast, zodat je de gevraagde gegevens kunt rapporteren. Dat betekent dat je je systeem zo moet inrichten dat bij iedere declaratie inzichtelijk is wat het vervoersmiddel was, op welke brandstof hij reed en hoeveel kilometer er is gereden. Hieronder zie je wat dat betekent per vervoersmiddel. Let op dat ook de kilometers van (e-)fietsen (inclusief speed-pedelec), motoren en brommers meetellen.
Als werknemers gebruikmaken van het OV en/of van een deelfietsof -auto, dan heb je een contract afgesloten met de aanbieder daarvan. Zij kunnen jou een overzicht geven van de gemaakte kosten. Het aantal kilometers staan er niet op, maar dat is niet erg. Het platform van RVO zet dat zelf om in het aantal kilometers.
Neem contact op met deze dienstverleners, zodat je over het jaar 2024 de juiste gegevens ontvangt voor je rapportage.
Leasebedrijven en wagenparkbeheerders zijn op de hoogte van de rapportageverplichting en kunnen je een jaaroverzicht geven.
Voor je eigen wagenpark moet je zelf het vervoersmiddel, brandstoftype en jaarkilometers bijhouden. Zorg er dus voor dat je dit gaat bijhouden.
Als je toestaat dat er privéritten worden gereden met de leaseauto, dan moet je die privékilometers van het totaal aantal kilometers aftrekken.
Als werknemers hun zakelijk gereden kilometers kunnen declareren, moet je je systeem zo inrichten dat ook bij die declaratie inzichtelijk is wat het vervoersmiddel was, op welke brandstof hij reed en hoeveel kilometer er is gereden.
Zorg dat je weet met welk vervoersmiddel (en brandstof) je medewerkers van huis naar het werk reizen, en hoe vaak ze naar het werk zijn gekomen in het jaar. Je kunt dat doen door dat maandelijks te laten invullen in het HR-systeem, in apps die de woon-werkmobiliteit bijhouden, maar je kunt dat ook steekproefsgewijs doen via een enquête.
Als je de mobiliteit uitvraagt via een enquête, dan moet minimaal 95 procent van de werknemers dat invullen. Anders is het niet representatief. Je vraagt uit hoe hun gemiddelde werkweek eruit ziet: op welke dagen reis je naar het werk (met welk vervoersmiddel, brandstof en aantal kilometers) en welke dagen werk je thuis? De RVO raadt aan om de enquête in de maanden maart tot en met mei of september tot en met november uit te zetten, in verband met vakanties en feestdagen.
Via de enquête ontvang je weekgemiddelden van werknemers. Maar voor je rapportageplicht moet je jaartotalen invullen. Je doet dan de ontvangen weektotalen uit de enquête maal 45 werkweken. Dat jaartotaal vul je in bij de RVO.
De RVO heeft een handreiking voor werkgevers gemaakt. Daarin staan tips hoe je de gegevens kunt verzamelen, een voorbeeld van het digitale formulier dat je moet gaan invullen, hoe de CO2-uitstoot wordt berekend en een voorbeeld van een enquête die je kunt sturen naar je werknemers.
Maar dit is vooral de praktische uitvoering, waarvoor samengewerkt moet worden met IT en de financiële afdeling. Sternfeld verwacht dat ‘alleen maar registreren’ niet zonder slag of stoot zal gaan. “Werkgevers krijgen vaak te horen van hun werknemers dat ze veel moeten invullen bij een declaratie. Dat wordt door de registratieplicht nog veel meer. En het is informatie die niet iedereen wil geven. Ondernemingsraden zullen zich gaan roeren. Ik verwacht dat werkgevers veelal voor de optie zullen kiezen om jaarlijkse schattingen door te geven”, zegt Sternfeld. Dat is de optie waarbij je de weekgemiddelden opvraagt bij je medewerkers en dat maal 45 werkweken doet. Hoewel dat ook nadelen kan hebben, waarschuwt hij. “Als er wel CO2-plafonds komen voor branches en werkgevers, dan wil je de uitstoot misschien wel heel precies weten.”
Je rapporteert geen persoonsgegevens van werknemers bij de RVO. Bij het inleveren van de rapportage speelt de privacywet hier dus geen rol. De privacy komt wel om de hoek kijken bij het verzamelen van de gegevens. Volgens de privacywet AVG mag je alleen persoonsgegevens verwerken als je daar een geldige reden/grondslag voor hebt. De rapportageverplichting is een geldige reden.
De CO2-uitstoot voor zakelijke reizen en het woon-werkverkeer moet omlaag. Dat is in het Klimaatakkoord van 2019 afgesproken. In totaal moet in 2030 minimaal 1,5 megaton minder uitstoot zijn.
Er is een plafond ingesteld voor de CO2-uitstoot in 2026. Als de uitstoot voldoende daalt, volgen er nieuwe collectieve afspraken voor de jaren tot 2030. Als de resultaten tegenvallen, komt er een verplichte norm voor individuele werkgevers of branches. Dat betekent dat er een maximum CO2-uitstoot wordt ingesteld per reizigerskilometer.
