Met de opkomst van thuiswerken blijft ook in 2025 de thuiswerkvergoeding een belangrijk onderwerp. Werkgevers kunnen gebruikmaken van een gerichte vrijstelling om de kosten van thuiswerken te compenseren. Hoe zit dat precies? We beantwoorden de zeven meestgestelde vragen.
7 Veelgestelde Vragen over de Thuiswerkvergoeding in 2025
1. Wat houdt de gerichte vrijstelling in?
De gerichte vrijstelling maakt het mogelijk om werknemers een onbelaste vergoeding te geven voor thuiswerkkosten, zoals energie en koffie. Werkgevers hoeven over dit bedrag geen loonheffing te betalen, en het valt niet onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Belangrijk: Thuiswerk- en reisdagen moeten nauwkeurig worden bijgehouden. Een werknemer kan niet op dezelfde dag zowel een thuiswerk- als reiskostenvergoeding ontvangen.
2. Is de thuiswerkvergoeding verplicht?
Nee, het is niet verplicht. Hoewel de regeling voordelen biedt, brengt ze ook administratieve lasten met zich mee. Werkgevers moeten bijvoorbeeld bijhouden hoeveel dagen een werknemer thuiswerkt. Om het eenvoudiger te maken, gelden grotendeels dezelfde regels als voor de reiskostenvergoeding, zoals de 128-dagenregeling (zie vraag 7).
3. Hoeveel bedraagt de thuiswerkvergoeding in 2025?
De vergoeding stijgt van €2,35 in 2024 naar €2,40 in 2025. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van inflatie. Werkgevers mogen meer betalen, maar over het meerdere geldt wel loonheffing (zie vraag 5).
4. Wat zijn de werkelijke kosten van een thuiswerkdag?
Volgens het Nibud liggen de werkelijke kosten rond de €3 per dag. Dit bedrag omvat zaken zoals elektriciteit, gas, water, thee en koffie.
De thuiswerkvergoeding van € 2,40 is gebaseerd op langetermijninflatie, niet op actuele prijzen van bijvoorbeeld energie.
5. Mag een werkgever een hogere vergoeding geven?
Ja, dat mag. Het bedrag boven €2,40 valt echter binnen de vrije ruimte van de WKR. Die vrije ruimte is in 2025 iets verruimd: 2% over de eerste €400.000 van de loonsom (was 1,92%). Voor het deel van de loonsom boven € 400.000 blijft het percentage 1,18%. Bij overschrijding betaalt de werkgever 80% eindheffing.
Een rekenvoorbeeld voor de maximaal benutbare vrije ruimte bij verschillende loonsommen:
- Bij een loonsom van €250.000 is de vrije ruimte: 2% van €250000 = €5.000
- Bij een loonsom van €400.000 is de vrije ruimte: 2% van €400.000 = € 8.000
- Bij een loonsom van €600.000 is de vrije ruimte: (2% van €400.000) + (1,18% van €200.000) = € 10.360
6. Hoe zit het met de combinatie van thuiswerken en reizen?
Op één werkdag kan een werknemer óf een thuiswerkvergoeding óf een reiskostenvergoeding ontvangen, niet beide. Als een werknemer op een dag deels thuis werkt en deels op kantoor, moet de werkgever kiezen tussen een van beide vrijstellingen. Indien toch beide vergoedingen worden verstrekt, kan één van de vergoedingen als belast worden aangemerkt of onder de vrije ruimte van de WKR vallen.
7. Wat houdt de 128-dagenregeling in?
Net als bij de reiskostenvergoeding mag de thuiswerkvergoeding worden vastgesteld op basis van een vast thuiswerkpatroon. Werkt een werknemer minimaal 128 dagen per jaar thuis, dan mag de vergoeding worden berekend over 214 werkdagen per jaar. Bij incidentele afwijkingen hoeft de vergoeding niet direct te worden aangepast.
Met deze informatie bent u klaar voor de thuiswerkvergoeding in 2025. Zorg dat administratie en afspraken helder zijn om optimaal van de regeling te profiteren!
