Iedere organisatie heeft 1 of meer UBO’s. UBO’s zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. Meer dan 1,5 miljoen organisaties moeten hun UBO’s inschrijven in het UBO-register. Of je UBO’s in moet schrijven hangt af van de rechtsvorm van je organisatie.
Waarom het UBO-register
Het UBO-register draagt bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht.
Zo kunnen mensen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter Nederlandse organisaties. Daarnaast kun je, door de openbaarheid van het register, beter geïnformeerd besluiten met wie je zaken doet.
Het register komt voort uit Europese regelgeving. Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij KVK.
Organisaties die UBO’s moeten inschrijven
Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan ben je verplicht om UBO’s in te schrijven:
- niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
- stichtingen
- verenigingen:
- met volledige rechtsbevoegdheid
- met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
- onderlinge waarborgmaatschappijen
- coöperaties
- personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
- rederijen
- Europese naamloze vennootschappen (SE)
- Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
- Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)
Kerkgenootschappen zijn ook verplicht UBO’s in te schrijven. Het is nog onbekend wanneer dit mogelijk is; als dit bekend is worden de kerkgenootschappen hierover geïnformeerd.
Organisaties die niet hoeven inschrijven
Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan heb je geen opgaveplicht:
- eenmanszaken
- beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
- 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
- verenigingen van eigenaars
- rechtspersonen in oprichting
- verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
- publiekrechtelijke rechtspersonen
- overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)
Buitenlandse rechtspersonen
Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben (‘branch offices’) hoeven geen UBO’s in te schrijven in Nederland. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.
UBO’s Inschrijven
Je schrijft de UBO’s in met een online UBO-opgave. Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie UBO-opgave doen.
Een startende organisatie en de UBO’s daarvan schrijf je in tijdens het registratieproces aan de balie bij KVK, of bij de notaris. Daarbij gebruik je UBO-formulieren. Je kunt de UBO’s van je nieuwe organisatie niet online inschrijven.
Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO’s bekijken?
Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:
- voor- en achternaam
- geboortemaand en geboortejaar
- nationaliteit
- woonland
- het belang dat een UBO in een organisatie heeft
Wil je de UBO-gegevens van een organisatie inzien? Bestel dan online een KVK uittreksel UBO-register bij de KVK.
Afgeschermde persoonsgegevens van UBO’s
Als een UBO minderjarig is of onder politiebescherming, curatele of bewindvoering staat, dan kunnen de persoonsgegevens afgeschermd worden. In het KVK uittreksel UBO-register staan dan alleen het belang en de omvang van het belang van deze UBO. Wwft-instellingen met een financiële taak en bevoegde autoriteiten kunnen de afgeschermde gegevens wel blijven inzien, ondanks de afscherming.
Een deel van de UBO-gegevens , zoals geboorteplaats, geboortedag en woonadres, is niet openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten – zoals het Openbaar Ministerie – mogen deze gegevens inzien. Zij gebruiken dit om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.
Wilt u meer weten over bovenstaand onderwerp of heeft u andere vragen?
Ik help u graag.
Pauline Bloemberg-Hirs