Werkgevers die een (gezonde) maaltijd op de werkplek willen aanbieden zonder dat dit tot het loon wordt gerekend, moeten de maaltijd aanwijzen als eindheffingsloon voor de WKR. Maar als wat? In dit artikel leggen we het uit en nemen de stappen door om te bepalen hoe een maaltijd in de WKR past.
Maar wat is een gezonde maaltijd? Een nihilwaardering? Moet het in de vrije ruimte? Is het wellicht zelfs een gerichte vrijstelling als arbovoorziening aan te merken? Volgens staatssecretaris Vijlbrief worden werkgevers ondersteund met belastingmaatregelen. Zo schrijft hij in een brief aan de Tweede Kamer.
Stap 1: Plaats
Voordat we in gaan op de maaltijd zelf, moet eerst worden vastgesteld waar de maaltijd wordt opgegeten. Is dat op de werkplek of ergens anders? Een werkplek is een plek waar werknemers werken en waar de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk voor is. Dat zijn dus bijvoorbeeld kantoren, fabriekshallen, keukens en vergaderruimtes, maar ook de parkeergarage, de receptieruimte, fietsenstalling en bedrijfsfitnessruimte kunnen een werkplek zijn. Zelfs een vervoersmiddel kan een werkplek zijn. Denk bijvoorbeeld aan de wagen van beroepschauffeurs, het vliegtuig bij piloten, en de trein bij conducteurs en machinisten. Waar veel werkgevers de mist in gaan is de thuiswerkplek.
Een thuiswerkplek geldt alleen als een werkplek voor de maaltijd als:
-
de thuiswerkplek een zelfstandig gedeelte van de woning is: de ruimte heeft bijvoorbeeld een eigen opgang en eigen sanitair
-
de werkgever en werknemer een reële (zakelijke) huurovereenkomst hebben, waardoor alleen de werkgever over de ruimte beschikt
-
de werknemer op die plek werkt
LET OP: plekken waar een werknemer toevallig werkt omdat hij onderweg is, zijn geen werkplekken. De trein en bus, horecagelegenheden en stations en haltes zijn dus géén werkplek.
Stap 2: Wie
Als de werkgever weet waar er wordt gegeten, moet worden gekeken wie er eet. Daarmee bedoelen we niet bij naam en toenaam, maar het type werknemer. Voor ambulante werknemers die tijdelijke verblijfskosten maken (voor bijvoorbeeld een dienstreis, bespreking of op een projectlocatie), geldt de maaltijd als een gerichte vrijstelling. En ook voor maaltijden die een ‘meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben’ geldt een gerichte vrijstelling.
In het handboek Loonheffingen heeft de belastingdienst dat verduidelijkt met voorbeelden:
- al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
- therapeutisch mee-eten
- werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens
- als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd
De werkgever mag in zulke gevallen de werkelijke kosten van de maaltijd vergoeden of het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van (€3,35 per maaltijd in 2021) hanteren en dat bedrag optellen bij het loon.
Stap 3: Hoe
Vervolgens is het belangrijk om vast te stellen hoe er wordt gegeten. Er zijn namelijk verschillende regels voor zakelijke etentjes, maaltijden in de kantine, therapeutisch mee-eten, personeelsfeesten etc. Deze regels staan in het Handboek Loonheffingen. In veel gevallen zal een gezonde maaltijd op kantoor niet onder een van deze speciale gevallen gelden, maar het is altijd goed om deze uitzonderingen in gedachten te houden.
Stap 4: Wat
Als laatste is het nog belangrijk om op te merken dat niet alle consumpties een maaltijd zijn. Losse groente en fruit, koffie, thee, water en andere dranken (waaronder ook gezonde drankjes zoals smoothies, sappen etc.) mogen door als nihilwaardering. U moet ze wel aanmerken als eindheffingsloon, maar tellen mee voor €0 in de WKR. Alleen de daadwerkelijke maaltijd hoeft u mee te tellen.
Als er vervolgens sprake is van een maaltijd op de werkplek door een werknemer die niet in een uitzonderingssituatie (en dus een gerichte vrijstelling) zit, heeft de werkgever nog maar 1 optie: de vrije ruimte. De kosten voor de maaltijd worden dan door de werkgever betaald. Een eventuele overschrijding van de vrije ruimte levert wel een flinke eindheffing (80 procent) op.
Maaltijd toch loon
Kiest de werkgever voor geen van deze opties vóór het verstrekken van de maaltijd? Dan was de maaltijd loon voor de werknemer en is er over de waarde van de maaltijd loonbelasting verschuldigd. Als de werkgever niet wil dat de werknemer belast wordt met die kosten kan hij wel nog een (gebruteerde) vergoeding geven.
LET OP: gezonde maaltijden zijn geen arbovoorziening en kunnen ook niet als zodanig worden aangemerkt.
Wilt u meer weten over bovenstaand onderwerp of heeft u andere vragen?
Ik help u graag.
Mary Joore