Vrijwilligers houden in veel opzichten de maatschappij draaiend. Ook bedrijven zijn vaak voor een deel van het werk afhankelijk van vrijwilligers. Denk bijvoorbeeld aan de lokale kringloop, zorginstellingen en religieuze instellingen. Maar mogen vrijwilligers gecompenseerd worden? En onder welke voorwaarden?
Allereerst is van belang dat vrijwilligers geen loon ontvangen, maar vergoedingen. Dat kan een onkostenvergoeding zijn, voor bijvoorbeeld reis-, verzend- of materiaalkosten, maar het kan ook een klein symbolisch bedrag voor de bestede uren zijn. Als de vergoedingen boven een bepaald bedrag komen, is er wel sprake van loon. Daar moet aangifte van worden gedaan bij de belastingdienst en mogelijk ook loonbelasting over worden afgedragen.
Vergoeding van onkosten
De meeste bedrijven en organisaties kiezen er voor om hun vrijwilligers kosteloos te stellen voor het werk dat zij doen. Zo krijgen ze bijvoorbeeld werkkleding, een vergoeding voor de reiskosten en worden materiaalkosten terugbetaald. Er zijn twee vormen van vergoeding. De eerste vorm is er een waarin de vrijwilliger bonnetjes, treinkaartjes et cetera inlevert en vervolgens via de financiële administratie vergoed krijgt. Dit betreft dus een vergoeding voor werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten. De tweede vorm betreft de zogeheten ‘forfaitaire vergoeding’. De vrijwilliger ontvangt een vast bedrag en hoeft daarvoor geen bewijzen aan te leveren. Daar gaan we hieronder op in.
Vergoeding in geld
Vrijwilligers mogen met bedrijven en instellingen afspraken maken over de forfaitaire vergoeding. In 2021 is deze vergoeding maximaal €5 per uur, voor vrijwilligers jonger dan 21 jaar is dat maximaal €2,75 per uur. Er geldt een maximum van 180 euro per maand of 1800 euro per jaar. Er is geen maximaal aantal uren dat de vrijwilliger voor dit geld mag werken.
Als de vrijwilliger deze bedragen niet overschrijdt, hoeft de vergoedingen niet aan de belastingdienst door te worden gegeven en hoeft er geen loonheffing ingehouden of afgedragen te worden. Ook hoeft er geen urenadministratie bij worden gehouden. Onder deze vergoeding vallen ook zaken zoals reiskostenvergoeding, vergoedingen voor materiaal en het ter beschikking stellen van kleding.
Vrijwilligers die bij meerdere organisaties werken en per organisatie onder de maxima blijven, maar opgeteld er bovenuit komen, moeten deze inkomsten doorgeven aan de belastingdienst en mogelijk ook loonbelasting betalen.
Mits er onder de maximumbedragen wordt gebleven, zijn vrijwilligers geen belasting en premie volksverzekeringen verschuldigd. De organisatie waarvoor zij als vrijwilliger werkzaam zijn, is hierover ook geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd. Deze vergoedingen en vertrekkingen worden jaarlijks geïndexeerd. Ten behoeve van de uitvoeringspraktijk (kenbaarheid) zal het maximumbedrag per kalenderjaar rekenkundig worden afgerond op een veelvoud van €100. In de praktijk zal dit betekenen dat de in de wet opgenomen maxima niet ieder jaar wijzigen.
Vrijwilligerswerk
en de
bijstand
Vrijwilligers die een bijstandsuitkering ontvangen hoeven de vrijwilligersvergoeding niet door te geven aan de belastingdienst als deze maandelijks niet meer is dan €180 en jaarlijks €1.800. Bedragen die hier bovenuit komen moeten worden doorgegeven en kunnen mogelijk in mindering worden gebracht op de uitkering. Ook moet dan (mogelijk) aangifte worden gedaan voor de loonbelasting.
Het is toegestaan om vergoed en onvergoed vrijwilligerswerk uit te voeren als iemand een WW-uitkering ontvangt. Maar de vrijwilliger moet dit wel doorgeven aan het UWV en toestemming aanvragen. Het vrijwilligerswerk mag namelijk de kans op een baan niet verkleinen. De vergoeding wordt niet gezien als loon en wordt niet afgetrokken van de uitkering.
Vrijwilligerswerk
en
WW
Vrijwilligerswerk
bij
ziekte
Ook mensen die een WIA, Wajong, WAO of ziektewetuitkering ontvangen mogen vergoed en onvergoed vrijwilligerswerk doen. Het UWV ziet dit als een prettige manier om werkervaring op te doen. Ook voor deze mensen geldt dat zij dit wel moeten doorgeven aan het UWV, maar toestemming vragen is in dit geval niet nodig.
De uitzondering: vacatiegeld
Vaak worden bestuursfuncties ook door vrijwilligers uitgevoerd. Ook deze vrijwilligers mogen gebruik maken van de forfaitaire vergoeding, maar zij hebben nog een tweede optie: vacatiegeld. Dat is een vergoeding voor de vervulling van de bestuursfunctie. Met die vergoeding kunnen zij bijvoorbeeld voldoende tijd nemen om vergaderingen voor te bereiden en bij te wonen. De hoogte van het vacatiegeld wordt bepaald door de wet in het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies uit 2009. De bestuurders mogen kiezen voor een vergoeding per vergadering of een vaste vergoeding. Om de hoogte vast te stellen wordt het maximum salaris van Rijksambtenaren in schaal 18 genomen. Dit bedrag verandert jaarlijks en is in 2021 10.022,51 euro per maand.
Als de bestuurder kiest voor een vergoeding per vergadering, wordt 3 procent van dit bedrag gehanteerd. In 2021 is dat dus (afgerond) 300,68 euro per vergadering. De voorzitter van het bestuur mag vervolgens maximaal 130 procent van dat bedrag ontvangen. In 2021 is dat 390,88 euro. Als de bestuurder kiest voor een vaste vergoeding wordt gekeken naar de hoeveelheid gewerkte uren. Deze worden vervolgens omgezet naar het bedrag dat de bestuurder zou ontvangen als hij zou werken voor het maximum salaris van Rijksambtenaren in schaal 18. Een juiste uren registratie is dus heel belangrijk in dit geval.
Er zijn uitzonderingen op deze regel mogelijk. Zo kunnen onder andere bestuurders in het onderwijs, bij academische ziekenhuizen en bestuurders van grote culturele instellingen gebruik maken van de Regeling financiën hoger onderwijs.
Uitzondering op de uitzondering: ANBI’s
Let op: als het bedrijf een ANBI is, zijn de regels anders. Dan mag de bestuurder niet meer ontvangen dan een onkostenvergoeding en ‘minimaal vacatiegeld’. Dit bedrag is nooit hoger dan het maximum dat volgt uit het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies, maar wordt iets anders berekend. Bestuurders die het beleid bepalen, ontvangen voor de beleidsbepalende werkzaamheden geen vergoeding. Op de website van de Belastingdienst valt daarnaast nog te lezen dat een raad van toezicht die het bestuur controleert, ook wordt aangemerkt als beleidsbepalend orgaan en dus geen vergoedingen mag ontvangen. Zij mogen wel de normale vrijwilligersvergoedingen ontvangen en ‘minimaal vacatiegeld’ voor alle overige werkzaamheden.
Wilt u meer weten over bovenstaand onderwerp of heeft u andere vragen?
Ik help u graag.
Mary Joore