Vrije ruimte WKR ook inzetbaar voor thuiswerkende werknemer

Een van de maatregelen van het kabinet is dat er een eenmalige verhoging is van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).

De vrije ruimte kan gebruikt worden om werknemers is deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld door het geven van een cadeaubon of een bloemetje. De extra vrije ruimte kan ook worden gebruikt om thuiswerkfaciliteiten aan te brengen op de werkplek van de werknemer thuis.

De vrije ruimt over de eerste €400.000 fiscaal loon is van 1,7% naar 3% verhoogd. Met deze maatregel wordt de vrije ruimte over 2020 met maximaal €5.200 verruimd (wanneer het fiscale loon €400.000 of hoger is).

Thuiswerkfaciliteiten

Als het gaat over de thuiswerkplek, zijn er vier categorieën te onderscheiden:

1. Noodzakelijkheidscriterium

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur zijn gerichte vrijstellingen wanneer deze voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium.
Van het noodzakelijkheidscriterium is sprake wanneer de werkgever in redelijkheid kan oordelen dat het gereedschap of de computer e.d. noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. De werkgever betaalt de apparatuur zonder eigen bijdrage van de werknemer.
Als de apparatuur niet langer gebruikt wordt voor het werk zijn er 2 mogelijkheden:

  • De werknemer geeft de apparatuur terug aan de werkgever
  • De werknemer vergoed de restwaarde

Onder ‘dergelijke apparatuur’ vallen ook de internetverbinding thuis, de printer en printercartridges.

2. Arbovoorzieningen

Arbovoorzieningen in de werkruimte thuis zijn gericht vrijgesteld wanneer deze volgen uit de verplichtingen voor de werkgever vanuit de Arbowet.
Belangrijk voorwaarden bij de vrijstelling zijn dat de werkgever de voorziening betaalt en er geen eigen bijdrage van de werknemer is en dat de inrichting van de werkplek is opgenomen in het Arboplan van de werkgever.
Onder het Arboplan vallen bijvoorbeeld een ergonomische bureaustoel en bureau en goede verlichting.

vrije ruimte van de werkkostenregeling

3. Hulpmiddelen

Hulpmiddelen zijn middelen die de werknemer ook buiten de thuiswerkplek kan gebruiken (bijvoorbeeld op kantoor) en die hij voor 90 % of meer zakelijk gebruikt. Deze hulpmiddelen zijn gericht vrijgesteld. Dit zijn bijvoorbeeld: laptops, mobiele telefoons, computers en gereedschappen die op zich niet noodzakelijk zijn, maar die wel voor 90 % of meer zakelijk worden gebruikt.

4. Aanwijzen

Een vergoeding van kosten die de werknemer maakt om thuis te werken (extra elektriciteit, koffie, water, frisdrank etc.) zijn niet gericht vrijgesteld of op nihil gewaardeerd. De vergoeding vormt loon voor de werknemer. Dit loon is wel aan te wijzen voor de WKR en zal dan ten laste komen van de vrije ruimte. De verruimde vrije ruimte kan voor deze vergoeding gebruikt worden.
Wanneer de volledige (verruimde) vrije ruimte reeds is benut is de keuze aan de werkgever:

  • De vergoeding wordt een belaste vergoeding, zodat de werknemer er belasting over betaald en de werkgever (eventueel) nog sociale verzekeringspremies
  • De vergoeding wordt wel aangewezen als eindheffingsloon en de werkgever betaalt 80% eindheffing over het bedrag van de vergoeding